Panitia Natal 2015

Semarang, 3 Desember2015

NO                          : …../PMK-FEB/…../ 2015

Hal                          : Penunjukan Panitia NATAL 2015

Lampiran               : 9 lembar

SYALOM

Mengingat:

  1. Tri Darma Perguruan Tinggi Universitas Diponegoro
  2. Visi dan Misi Kepengurusan PMK FEB Undip
  3. Nats Alkitab – 1Petrus2:9

‘’ Tetapi kamulah bangsa yang terpilih, imamat yang rajani, umat kepunyaan Allah sendiri, supaya kamu memberitakan perbuatan-perbuatan yang besar dari Dia, yang telah memanggil kamu keluar dari kegelapan kepada terangNya yang ajaib:.’’

  1. PeraturanPerundanganOrganisasidanGarisBesarHaluanKerjaUniversitasDiponegoro 2015
  2. Hasil rapat Program Kerja Sie. Penelitian dan Pengembangan Mahasiswa PMK FEB Undip mengenai pembentukan panitia NATAL2015.

Maka kami, selaku Pengurus PMK FEB UNDIP periode 2015/ 2016 dengan ini mengharapkan kesediaan saudara/i:_______________________________________

Untuk bergabung di dalam kepanitiaanNATAL2015 PMK FEB UNDIP sebagai____________­­­­­­________________

Adapun acara NATALini bertujuan untuk:

  1. Mempersiapkan mahasiswa mempunyai ketahanan diri dan kemampuan serta motivasi untuk melayani Tuhan di bangku kuliah dalam menghadapi perkembangan teknologi, pergaulan sosial, dan kehidupan rohani.
  2. Mempersiapkan mahasiswa kristen yang memiliki visi dan misi pelayanan dalam Persekutuan Mahasiswa Kristen Fakultas Ekonomika dan Bisnis UNDIP.
  3. Meningkatkan pertumbuhan rohani mahasiswa kristen
  4. Menciptakan suasana kekeluargaan dan keakraban yang penuh kasih dalam Persekutuan Mahasiswa Kristen Fakultas Ekonomika dan Bisnis UNDIP.

Besar harapan kami adanya kerjasama dari Anda untuk bersama-sama dengan kami, bekerja dan melayani Tuhan di dalam kepanitiaan ini. Sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih. Tuhan memberkati.

Semarang, 3 Desember 2015

Ketua Umum                                                                                                                         SekretarisUmum

 

 

Simson Hutagalung                                                                                                              Jessica Theresia Hutajulu

Standardisasi Peraturan dan Prosedur Kepanitiaan NATAL2015

  1. Kepanitiaan ini akan berlangsung selama 1 (satu) bulan. Yaitu sejak bulan Desember 2015 dan Januari 2016

 

  1. Dalam kurun waktu 1 bulan, kepanitiaan ini wajib menghasilkan 3 rapat.

Yaitu:     a. Rapat Khusus (per-bidang)

  1. Rapat Final (seluruh panitia secara besar)
  2. Rapat Jajaran (seluruh BPH, beserta Kepala dan Wakil Kepala bidang)

 

contoh, pada bulan Desember :

minggu II             Rapat Khusus (per-bidang X (misalnya bidang Acara)).

mingguIII             Rapat Final (rapat besar, pengambilan keputusan final untuk kebijakan/ keputusan pelaksanaan program kerja panitia).

mingguIV             Rapat Jajaran (seluruh tim badan kepala panitia NATAL).

 

  • Deputi Penasihat (DP)
  1. BPH, beserta jajaran Korbid dan Sekbid, diwajibkan untuk memberitahu Deputi Penasihat mengenai waktu dan pelaksanaan rapat, baik itu rapat khusus, final, maupun jajaran. Minimal 2×24 jam sebelum rapat dilaksanakan.
  2. BPH, beserta jajajan Korbid dan Sekbid, diwajibkan untuk memberitahu Deputi Penasihat mengenai waktu dan pelaksanaan program kerja per bidang, seperti survey, kegiatan pencarian dana, dan seluruh kegiatan program kepanitiaan. Minimal 1×24 jam sebelum program dilaksanakan.
  3. Penanggung Jawab DP, merupakan Juru Bicara utama para DP, atas setiap transaksi keluar-masuk permasalahan, kegiatan, dan informasi yang ada dalam kepanitiaan kepada pihak luar. Penanggung Jawab DP merupakan pihak yang menetralisir segala keadaan, dimana setiap informasi yang ada akan diminimalisir sebaik mungkin (apabila bersifat negatif ) untuk tidak memperkeruh kondisi.

 

  1. Peraturan Tata Tertib Forum Rapat
  2. Tidak diperkenakankan, selain Panitia NATAL2015, Deputi Penasihat, Divisi Litbang, Ketua Divisi II, dan Ketua PMK FEB Undip untuk memberikan suara selama rapat berlangsung.
  3. Apabila, diluar fungsionalis tersebut ingin memberikan suara, wajib untuk menyampaikan pendapatnya kepada Deputi Penasihat terdekat.
  4. Atau, apabila hal tersebut mendesak untuk disampaikan, dapat meminta izin Deputi Penasihat untuk memberikan suara secara langsung dalam forum rapat.

 

  1. Dalam kurun waktu 2 minggu, seluruh bidang diwajibkan untuk menyelesaikan anggaran perbidang, dan seluruh dokumen/ berkas/ administrasi yang diminta oleh BPH (Badan Pengurus Harian, terutama Sekretaris dan Bendahara Umum).

 

  1. LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) merupakan tanggung jawab utama BPH (Badan Pengurus Harian) dibantu dengan keterlibatan tiap bidang dalam penyelesaian LPJ dan seluruh berkas yang diminta oleh pihak dekanat. Maka dari itu:
  2. BPH, dipimpin oleh Sekretaris dan Bendahara Umum wajib merampungkan, dan menaikkan LPJ NATAL2015, 1 minggu setelah acara selesai.
  3. BPH, dipimpin oleh Sekretaris dan Bendahara Umum, wajib membuat ancang-ancang LPJ, beserta persiapan dokumen yang dibutuhkan, 1 minggu sebelum eksekusi acara NATALdimulai.
  4. Seluruh bidang, dipimpin oleh Kepala dan Wakil Kepala bidang, wajib menyimpan nota/ surat/ kuitansi yang berhubungan dengan transaksi keuangan/ hal lainnya dalam proses kepanitiaan NATAL, untuk diserahkan kepada Sekretaris dan Bendahara Umum.

 

 

 

 

DAFTAR NAMA MAHASISWA UNTUK KEPANITIAAN NATAL2015

 BESERTA DESKRIPSI PEKERJAAN (JOB DESCRIPTION)

 DEWAN PENGARAH

Penanggung Jawab DP         Rendi Octorio Siregar

Deputi Penasihat                   1. Citra Mahardika     2. Samson Asian S     3.  Irviona C 4. Winny Brigita

 Penanggung Jawab Dewan Pengarah:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertanggungjawab langsung atas anggota – anggota yang menjadi dewan pengarah.
  3. Menjadi mediator, fasilitator antara dewan-dewan pengarah, dengan panitia, dan pengurus PMK.
  4. Sebagai pengambil keputusan dalam rapat dewan pengarah, dan menjadi pihak yang netral dalam penyampaian informasi ke seluruh pihak yang berwenang

Dewan Pengarah:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertanggung jawab untuk:
  3. Mengarahkan
  4. Menyampaikan
  5. Mengawasi kinerja kepanitiaan

Agar sesuai dengan visi, misi, dan tema kepengurusan serta membantu panitia dalam pelaksanaan tugas.

  1. Tidak memiliki wewenang dalam pemberian dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan kepanitiaan.
  2. Sebagai media komunikasi (penghubung) antara panitia dengan pengurus PMK.

Badan Pengurus Harian

Ketua Umum                                                  Yadhi Sagala

Sekretaris dan Bendahara Umum                Debora

Ketua Umum:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Memiliki tugas untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan kepanitiaan secara imbang, tanpa memihak situasi/ golongan tertentu.
  3. Bertanggungjawab atas setiap keputusan yang diambil.
  4. Wajib:
  5. Mengadakan
  6. Memimpin
  7. Mendelegasikan (bila diperlukan)

Dalam rapat besar yang wajib dilaksanakan selama proses kepanitiaan.

  1. Meminta pertanggungjawaban secara berkala dan incidental dari Sekretaris dan Bendahara Umum, dan masing-masing perwakilan seksi.
  2. Memiliki hak untuk meminta penjelasan dari pengurus melalui DP, atas setiap arahan yang diberikan.

Sekretaris dan Bendahara Umum:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertanggungjawab langsung kepada Ketua Umum.
  3. Bertanggungjawab langsung atas kegiatan administrasi dan surat-menyurat yang berkaitan dengan kepanitiaan yang dikeluarkan untuk proses birokrasi Internal (yaitu dalam lingkungan kepanitiaan/ pengurus/ fakultas).
  4. Wajib:
  5. Melaporkan
  6. Meminta persetujuan

Mengenai surat-menuyurat kepanitiaan kepada Ketua Umum

  1. Wajib membuat:
  2. Hasil rapat besar (sebagai notulen rapat)
  3. Daftar hadir panitia dalam rapat
  4. Mendampingi Ketua dalam setiap kegiatannya yang berhubungan dengan kepanitiaan.
  5. Wajib, dalam hal:
  6. Menyusun
  7. Menyelesaikan
  8. Mempertanggungjawabkan

Proposal beserta isi proposal kegiatan kepanitiaan kepada pihak fakultas melalui dekanat, dan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) sebagai bukti kegiatan dimana PMK sebagai salah satu UKM dalam lingkungan fakultas.

  1. Wajib membuat, hasil rapat dalam hal-hal apa saja yang dibutuhkan mengenai surat dan administrasi yang dibutuhkan kepada pihak luar.
  2. Wajib, dalam hal:
  3. Menyusun
  4. Mempertanggungjawabkan

Seluruh surat beserta bukti-bukti administrasi yang dibutuhkan dalam koneksi perizinan ke luar.

  1. Bertanggungjawab langsung atas; aliran kas masuk dan keluar yang berkaitan dengan kepanitiaan.
  2. Memiliki hak untuk meminta anggaran dari masing-masing seksi.
  3. Melakukan pencatatan terhadap dana yang berasal, dari Janji Iman Pribadi Panitia, dan mengumpulkan sesuai dengan tenggang waktu yang telah ditentukan bersama.
  4. Wajib:
  5. Mencatat
  6. Melakukan pembukuan

Terhadap aktifitas dana yang berkaitan dengan kepanitiaan

  1. Melakukan koordinasi dengan Ketua dalam hal:
  2. Pengalokasian dana (prioritas dalam pengeluaran dan pemasukan dana)
  3. Pencarian dana
  4. Memiliki hak, untuk memberikan masukan/ saran kepada tiap seksi dalam penyusunan anggaran kegiatan.
  5. Memiliki hak untuk meminta penjelasan melalui Dewan Pengarah.

Sie. Doa dan Konsumsi

Koordinator Bidang              Nehemia Limbong

Anggota Bidang                    1.SarahAngelikha                  2. Sielvi           3. Samuel

Seksi Doa dan Konsumsi:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertugas, dan bertanggungjawab dalam:
  3. Membuat pokok-pokok doa dalam kepanitiaan
  4. Menggerakkan panitia dalam menara doa bagi kepanitiaan dan pelaksanaan acara
  5. Mengadakan persekutuan doa khusus bidang, dan panitia secara keseluruhan.
  6. Mengkoordinir puasa bersama, baik bidang maupun panitia secara keseluruhan.
  7. Bertanggungjawab dalam:
  8. Pengadaan atas konsumsi saat acara termasuk pembagian konsumsi.
  9. Pengadaan konsumsi bagi pihak-pihak diluar kepanitiaan yang mendukung jalannya acara
  10. Wajib melakukan survei makanan untuk kegiatan acara, yaitu mengirimkan 1 perwakilan dalam makanan/ minuman yang akan dikonsumsi selama kegiatan berlangsung.
  11. Memiliki hak untuk meminta penjelasan melalui Dewan Pengarah.

Sie. Perlengkapan dan Transportasi

Koordinator Bidang              Andreas Parulian

Anggota Bidang                    1. Gohanna             2. Benny         3. Ron    4.Daisy Tarigan

 

Seksi Perlengkapan dan Transportasi:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertanggung jawab dalam hal mempersiapkan peralatan, dan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung. Baik kegiatan internal seperti dekorasi (kabel) dan set perlengkapan musik (band).
  3. Bertanggungjawab secara penuh dalam pencarian dan penetapan transportasi dalam suksesi kegiatan acara. Seperti angkutan transportasi yang akan ditetapkan secara bersama oleh panitia.
  4. Wajib:
  5. Mengusahakan
  6. Melakukan pencarian

Terhadap transportasi yang berhubungan selama proses kepanitiaan dalam kurun waktu yang ditentukan. Seperti, kegiatan pencarian dana, dan kegiatan survey setiap program kerja seksi.

 

Sie. Acara

Koordinator Bidang              Sintong Manullang

Sekretaris Bidang                  Samuel Petra N

Anggota Bidang                    1. Gio Vallian  2.  Yoan Zakka           3.  Patrick

  1. Ervina              5. Timothy Simamora

 

Seksi Acara:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertanggungjawab menyusun keseluruhan acara, meliputi;
  3. Tema acara
  4. Bentuk, isi, dan tiap sesi dalam kegiatan acara.
  5. Pembicara yang mempedomani dasar pemikiran, sesi kegiatan, dan tujuan pembentukan kepanitiaan.
  6. Tempat kegiatan acara
  7. Pelatihan musik, dan koordinasi kegiatan acara dengan tiap bidang.
  8. Bertanggungjawab terhadap kelangsungan dan kelancaran acara.
  9. Memiliki hak untuk meminta penjelasan melalui Dewan Pengarah.

Sie. Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi

Koordinator Bidang              Silvia Anke Siregar

Anggota Bidang                    1. Vefon          2.  Rifka Mutiara S     3.  Laura Sihaloho

Seksi Publikasi, dan Dokumentasi:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertanggungjawab dalam:
  3. Menyampaikan seluruh pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan, baik kegiatan meliputi pengumuman bagi panitia maupun pengumuman keluar.
  4. Melakukan jaringan komunikasi (jarkom) kepada all PMK Base. Baik melalui media sosial, dan cetak. (Untuk account media social, merupakan akun yang telah disetujui dan ditetapkan pengurus, juga panitia)
  5. Melakukan koneksi dalam perkembangan acara, kepada alumni, melalui perwakilan pengurus yaitu bidang CICO.
  6. Bertanggungjawab secara penuh dalam waktu (yang tepat) dan desain yang telah ditentukan juga ditetapkan pada poster, MMT, video dan segala bentuk media cetak yang akan digunakan.
  7. Bertugas, dan bertanggungjawab atas persiapan perlengkapan dokumentasi dan penanggungjawab yang bertugas dalam mendokumentasikan kegiatan selama acara berlangsung.
  8. Berhak meminta penjelasan melalui Dewan Pengarah.

Sie. Dana dan Usaha

Koordinator Bidang              Ester Simarmata

Sekretaris Bidang                  Edward Pakpahan

Anggota Bidang                    1. Deo   2. Elfride Simanjuntak           3. Jason Sintadi

  1.  Erini                      5. Michael              6. Onli Z

Seksi Dana dan Usaha:

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Tuhan Yesus Kristus.
  2. Bertanggungjawab dalam hal;
  3. Perencanaan akan pengusahaan dana
  4. Penggerakan panitia dalam usaha pencarian dana

Seperti: door to door, paket makanan, botolku, sponsor, dan kegiatan pencarian terbaru yang ditetapkan oleh panitia).

(dalam hal pencarian dana, panitia diperbolehkan untuk kembali memakai atau tidak lagi menggunakan metode-metode pencarian dana di masa lampau).

  1. Melaporkan secara detail, terperinci dan menyerahkan hasil pencarian dana kepada Sekretaris dan Bendahara Umum.
  2. Memiliki hak untuk meminta penjelasan melalui Dewan Pengarah

 

surat_penunjukkan_pan_Natal_201

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s